Laut Definition des Rechnungswesens sind Ausgaben entweder Schuldenzugänge oder Forderungsabgänge. Zum einen fallen Ausgaben im Zusammenhang mit Auszahlungen an, also beim Erwerb beziehungsweise der direkten Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Zum anderen entstehen Ausgaben dann, wenn beim Erwerb von Waren oder Dienstleistungen Verbindlichkeiten eingegangen werden. Ausgaben werden in diesem Fall erst im Zuge einer Tilgung der Verbindlichkeiten zu Auszahlungen. Auch wenn im Voraus bezahlte Lieferungen oder Leistungen empfangen werden, setzt das normalerweise Ausgaben voraus. Von besonderem finanzwirtschaftlichem Interesse ist es, wann und in welchem Umfang durch Ausgaben Zahlungsmittel auf Dauer entzogen oder nur zeitweise gebunden werden – denn das hat maßgebliche Auswirkungen auf die Finanzplanung.
So unterscheiden sich Ausgaben von Auszahlungen sowie Aufwand und Kosten
Alle hier genannten Begriffe sind betriebswirtschaftlich sogenannte „Strömungsgrößen“, also Zahlungs- respektive Leistungsvorgänge, die sich innerhalb eines bestimmen Zeitraums – der Rechnungsperiode – ereignen. Jeder einzelne Begriff beschreibt dabei eine bestimmte Veränderung der „Bestandsgrößen“, die in positivem Sinne eine Erhöhung und in negativem Sinne eine Verminderung des Bestands zur Folge hat. Im Einzelnen werden im Rechnungswesen folgende begrifflichen Positiv-Negativ-Paare zusammengefasst, die sich jeweils in bestimmter Weise auf verschiedene Bestandsgrößen auswirken:
- Einzahlungen – Auszahlungen; betreffen den Zahlungsmittelbestand (Kasse und Girokonto)
- Einnahmen – Ausgaben; betreffen das Geldvermögen (Zahlungsmittelbestand plus kurzfristige Forderungen minus kurzfristige Verbindlichkeiten)
- Ertrag – Aufwand; betreffen das Gesamtvermögen (Geldvermögen und Sachvermögen)
- Leistung – Kosten; betreffen das betriebsnotwendige Vermögen (Ergebnis der betrieblichen Tätigkeit in Sachgütern und Dienstleistungen minus dem dafür erforderlichen Werteverzehr).
Laut dieser Definition handelt es sich bei Ausgaben um in „Geld“ ausgedrückte Sachwerte und Leistungen, die ein Unternehmen bezieht, damit der Leistungsprozess durchgeführt werden kann – völlig unabhängig davon, wann der Zahlungsmittelfluss stattfindet.
Warum Ausgaben bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht relevant sind
Wird die Kleinunternehmerregelung angewendet, spielt die Höhe der Ausgaben keine Rolle, denn hier ist nur der Umsatz entscheidend. Als Kleinunternehmer kann ein Existenzgründer dann auftreten, wenn der Umsatz laut eigener Schätzung im Gründungsjahr unter 17.500 Euro liegt. Dies behält auch dann seine Gültigkeit, wenn der tatsächliche Umsatz über der geschätzten Summe liegt. Nicht verwechselt werden dürfen Umsatz und Gewinn, für deren Unterscheidung eine einfache Faustregel gilt:
Umsatz abzüglich Kosten = Gewinn
Auch an dieser Definition wird deutlich, dass die Kosten respektive Ausgaben bei einer Anwendung der Kleinunternehmerregelung keine Rolle spielen und deshalb vollkommen unberücksichtigt bleiben.
