Digitale Belege in bizSoft
in 3 Schritten zur papierlosen Buchhaltung
Ganz einfach können Sie Belege digitalisieren und somit in der Buchhaltung speichern.
Ein Beleg ist der Nachweis, der die Bewegung des Geldes dokumentiert. Jedes Unternehmen schreibt und erhält Rechnungen. Viele Rechnungen erhält man bereits digital als PDF. Jedoch sind noch nicht alle Unternehmen soweit und versenden Rechnungen noch immer per Post. Auch den Kassenzettel oder Bon im Restaurant gibt’s nur auf Papier. Und genau diese Belege sollten Sie nicht, wie es oft in der Praxis üblich ist, in einer Schublade oder einem Karton sammeln, sondern zeitnahe die Belege digitalisieren und in Ihre Buchhaltung übernehmen.
Mit den heutigen technischen Hilfsmitteln und den coolen Funktionen von bizSoft können Sie Belege ohne großen Aufwand digitalisieren.
Schritt 1: Scannen
Scannen Sie den Beleg mit Ihrem SmartPhone
Das funktioniert ganz einfach mit einem kostenfreien App zum Scannen (PDF Scanner) auf Ihrem iPhone oder Android Gerät. So können Sie Belege scannen und verwalten, ohne dafür viel Geld auszugeben.
Schritt 2: Uploaden
Laden Sie den Scan (PDF) direkt von Ihrem SmartPhone in Ihren Cloudspeicher. Das ist mit wenigen Klicks erledigt.
Cloudspeichern bieten die Möglichkeit Dokumente online zu speichern. Dadurch können Sie von all Ihren Geräten (PC, Tablet, SmartPhone) darauf zugreifen. Dieser Dienst wird von vielen Anbietern kostenlos angeboten.
Schritt 3: Zuordnen
Jetzt nur noch den Beleg mittels Drag & Drop in der bizSoft Buchhaltung der entsprechenden Buchung zuordnen..
Fertig – alles korrekt gebucht – und der Beleg ist ab sofort mit einem Klick in der Buchhaltung abrufbar.
... und so einfach funktioniert's!
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung von Belegen?
Schluss mit dem Abtippen von Daten
Mit unserer einfachen Digitalisierung von Belegen gehört die manuelle Datenerfassung der Vergangenheit an, da diese sehr zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Sie sparen dadurch wertvolle Zeit, die Sie für sinnvolle Vorhaben einsetzten können.
Platz sparen
Anstelle von überfüllten Schränken mit Ordnern, Schubladen oder Kartons, speichern Sie die Belge in einer zentralen Ablage. Jederzeit im Zugriff, ohne langwieriges suchen.
Einfache zentrale Ablage
In der Buchhaltung von bizSoft werden alle Belege digital, sowohl Eingangsrechnungen wie Ausgangsrechnungen, zentral an einer Stelle gespeichert.
In bizSoft erstellte Ausgangsrechnungen werden in der Buchhaltung automatisch verbucht und der Beleg zur Buchung gespeichert. Eingangsrechnungen sind mit wenigen Eingaben erfasst und der Beleg mit zugeordnet.
Schnellere Auffindbarkeit
Nicht nur das Ablegen der Rechnungen geht viel schneller, sondern vor allem das Wiederfinden eines Beleges. Anstatt zuerst nach dem richtigen Ordner im Regal zu suchen und dann darin herumzublättern, starten Sie bequem die Suche am PC in der bizSoft Buchhaltung. Verschiedenste Filter und Sucheinstellungen helfen Ihnen beim schnellen Auffinden des Beleges.
Schnelle Übergabe an den Steuerberater / Buchhalter
Dadurch dass alle Buchungen mit zugehörigen Belegen zentral in einer Software gespeichert werden, ist die Weitergabe an den Steuerberater mittels Export schnell erledigt. Dank der DATEV und BMD Schnittstelle erhält der Steuerberater die Daten genormt und kann diese ganz einfach in sein System übernehmen.
Damit ist die Bearbeitung durch Ihren Steuerberater mit deutlich weniger Aufwand verbunden,
was eine deutliche Kostenersparnis für Sie bedeutet, denn Zeit ist bekanntlich Geld!
Unser Ziel ist es Buchhaltung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten!
Tipps zur Archivierung von Daten
Es ist wichtig darauf zu achten, dass das Rechnungswesen, aber auch andere Unterlagen im Unternehmen über einen längeren Zeitraum zu archivieren um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in ihrem Land einzuhalten.
Bei der Datenspeicherung ist zu berücksichtigen, dass verschiedene Datenträger und Speichermedien empfindlich sind (Hitze, Kälte, Feuchtigkeit, etc.), daher ist auf eine fachgerechte Aufbewahrung zu achten.
Besonders wichtige Unternehmensdaten sollten auf mehreren Datenträgern gesichert werden (egal ob Sie mit Hardware Speichermedien oder einem Cloud-Speicher arbeiten). Somit kann die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlustes erheblich minimiert werden. Durch das Komprimieren von Dateien kann darüber hinaus viel Speicherplatz gespart werden.
Fazit
- Eine professionelle Software-Lösung erleichtert Ihr Leben enorm
- Effizienter Arbeiten und damit mehr Freiraum für‘s Geschäft gewinnen
- Ohne viel buchhalterisches Wissen die Buchhaltung erledigen
- Alle Belege digital auf Knopfdruck verfügbar haben
- Die Zeit- und Kostenersparnis durch innovatives Arbeiten versteht sich von selbst!
Jetzt mit bizSoft durchstarten!
Der Erfolg eines Unternehmens ist heute mehr denn je von optimalen Arbeitsabläufen und einem geringen administrativen Aufwand abhängig.
